مشكلات معماري سازمان در حوزه ايجاد محصولات مناسب

سلام من برگشتم. از وقفه طولاني مدت پوزش ميخوام. ميخوام يه خورده از مشكلات دسته اول بگم. خوب اگه محصولات معماري رو به 3 دسته محصولات و مدلهاي وضع موجود، مطلوب و گذار تقسيم كنيم براي اينكه محصولات درست و مناسبي براي هر حوزه داشته باشيم مسائل و مشكلات متفاوتي پيش رو هست.
مشكلات موجود براي دستيابي به مدلهاي وضع موجود: معمولا مدلهاي وضع موجود بر اساس اطلاعات مصاحبه با مديران و كارشناسان سازمان، مطالعه اسناد سازماني و پرسشنامه هاي توزيع شده بدست مياد. خوب هر كدوم از اينها آفت هايي دارند مثلا در مورد اطلاعات مصاحبه ها فرد طرف مصاحبه مهمه كه اطلاعاتش چقدر درست و قابل استناد هست و اصولا شخصيت معتبري در سازمان به حساب مياد يا نه؟ حب و بغض سازماني داره؟ و ... از يه طرف مصاحبه كننده هم مهمه كه آيا تجربه و تسلط لازم رو براي گرفتن اطلاعات و درك مطالب داره يا نه. توصيه ميشه فرد مصاحبه كننده با اون حوزه ايي كه ميخواد مصاحبه كنه بخوبي آشنا باشه تا بتونه اعتماد مصاحبه شونده رو براي دادن اطلاعات خوب جلب كنه. اسناد سازماني مورد استفاده در شناخت وضعيت موجود هم بايد بررسي بشه كه توسط چه تيمي و با چه هدفي ايجاد شدن؟ چقدر معتبر و مورد استناد سازمان هستن؟ چقدر با واقعيتهاي جاري سازمان تطابق دارند؟ بروز هستن يا نه؟ در مورد پرسشنامه تجربه در سازمانهاي ايراني نشون داده خيلي اطلاعات مفيدي نميده. چون ما ايرانيها اصولا با نوشتن مشكل داريم و نتايج اين روش با بي حوصلگي، قصد رفع تكليف، ترس از عواقب اطلاعات مستند شده و ... همراهه بنابراين در سازمانهاي با سطح بلوغ بالا جواب ميده كه تو ايران خيلي كم هستند.

دسته بندي مشكلات معماري سازماني از ديدگاه دكتر اسپيواك

براي دسته بندي مشكلات معماري بد نيست به نظر دكتر اسپيواك هم اشاره كنم اسپيواك در فصل 2 كتاب خودش (EAP) مي گه: يك پروژه معماري وقتي موفقه، كه شرايط زير موجود باشه:
1. معماري سازماني كامل انجام شده باشه. درصد بالايي از سازمان‌هايي كه تلاش مي‌كنن معماري‌ها و طرح‌هاي سازمان خود را تعريف كنن، هرگز اين فرآيند را كامل انجام نمي دن.
2. طرح هاي ايجاد شده پياده‌سازي بشن. معماري‌ها و طرح‌هاي كامل شده بايد مجوز اجرا داشته باشن و بعد پياده‌سازي بشن. طرح‌هايي كه كامل شدن ولي در قفسه‌ها باقي موندن، قطعا نمي تونن موفق باشن.
3. معماري‌ها براي راهبري توسعه نوين مورد استفاده قرار مي‌گيرن، بنابراين بايد نگهداشت و بروز بشن. معماري‌ها، خروجي‌هاي جامع براي راهبري و هدايت توسعه سيستم‌ها هم به صورت كوتاه مدت و هم بلند مدت هستند. معماري‌ها به عنوان استانداردهايي بكار مي رن كه بايد از اونها پيروي كرد. براي‌ اين كه معماري‌ها معتبر و مفيد باقي بمونن بايد نگهداري و بروز رساني بشن.

بنا براين همون دسته بندي خودمون هم تقريبا خوبه مورد اول مربوط ميشه به تدوين محصولات يا همون پروژه معماري سازماني و موارد دوم و سوم به اجراي نتايج يا به عبارت ديگه فرآيند معماري سازماني اشاره داره كه بعد از تدوين محصولات و نتايج مطرح ميشه. اسپيواك مطالب خوبي در زمينه مورد اول يعني مشكلات پروژه معماري سازماني ارائه كرده. سعي ميكنم بيشتر با استفاده از نظرات ايشون و برداشتهاي خودم بهش بپردازم البته با توجه به شرايط سازمانهاي ايراني.

مشكلات موجود براي موفقيت معماري سازماني

ضمن تشكر از نظرات ارزشمند دوستان، تصميم گرفتم يه بحث جديد با عنوان بالا باز كنم. واقعا چه چالشهايي براي موفقيت يك پروژه يا بهتر بگيم فرآيند معماري سازماني وجود داره؟ از ديدگاه من يك پروژه معماري سازماني وقتي موفقه كه اولا خروجي ها و نتايجش به اندازه كافي درست و ارزشمند باشند و دوما اين خروجيها اجرا بشند. با اين تفكر ميشه مشكلات رو به دودسته تقسيم كرد
اول- مشكلات موجود براي رسيدن به محصولات به اندازه كافي خوب
دوم- مشكلات موجود براي اجراي نتايج معماري
كه هر دو شون به يك اندازه ميتونن خطرناك ومشكل آفرين باشند. با اين نگاه سعي ميكنم در هر دو حوزه نظراتي رو مطرح كنم. از دوستان خواهش ميكنم در اين بحث شركت كنند و كمك كنند به نتايج بهتر برسيم.

هدف از معماري سازماني -2

بطور كلي هر پروژه معماري به صورت عام اهدافي رو دنبال مي كنه يا به عبارت ديگه فوايد عامي داره كه مي تونيد اين اهداف رو مفصلا در سايت آقاي شِِكِرمن مطالعه كنيد.
اهداف پروژه معماري سازماني يك سازمان بخصوص بايد از تحليل مشكلات و منظور اون سازمان از اجراي پروژه در بياد. پس همونطوري كه قبلا هم گفتم اولين گام تحليل مشكلات سازمانه. اگه يك سازماني باشه كه مثلا فناوري اطلاعات در اولويت نيست و به عنوان هزينه به فناوري اطلاعات نگاه ميشه نه عامل توانمند ساز، خوب تو اين سازمان بايد سعي كنيم مشكلات اساسي مديريت ارشد رو پيدا كنيم و بررسي كنيم آيا ميشه با اين فناوري حلشون كرد؟ اگه بتونيم به مديريت ارشد ثابت كنيم دغدغه هاش رو شناختيم و براي رفعشون راه حل داريم و مثل يك سرمايه گذاري بهش اثبات بشه اگه فلان قدر پول خرج كنه براي اين طرح، فلان+بهمان قدر در مدت مشخصي به نفعش ميشه، قطعا هم جايگاه فناوري اطلاعات در اون سازمان تعيين ميشه و هم پروژه معماري راهش رو درست پيدا ميكنه. يه راه ديگه مطالعه تطبيقي روي كاربرد فناوري اطلاعات در كسب و كارهاي مشابه بين المللي يا رقيبان هست. اگه بتونيم كابردهاي موفق فناوري اطلاعات رو در حوزه كسب و كار سازمان پيدا كنيم و بشكل مناسبي به مديريت ارشد ثابت كنيم روند جهاني در كسب و كاري كه داره مديريتش ميكنه استفاده از فناوري اطلاعاته، اين راه هم ميتونه خيلي كارساز باشه. دكتر اسپيواك (ارائه كننده متدولوژي EAP) هم پيشنهاد كرده بازديد از سازمانهاي مشابه و موفقيت اين پروژه ها مي تونه مؤثر باشه.
اگه تو يه سازماني سيستمهاي متعددي وجود داره و سازمان فهميده كه فناوري اطلاعات مي تونه براش مفيد باشه اما تا به حال نتايج موفقي براش نداشته، خوب بايد سعي كنيد بر تأثيرات معماري سازماني در حوزه يكپارچه سازي، انعطاف پذيري و تعامل پذيري سيستمها، تمركز كنيد. يا نشون بديد اگه معماري انجام بشه سيستمها در راستاي تحقق اهداف كلان سازمان شكل مي گيرند. خانم مليسا كوك بحث خوبي رو در كتاب خودش مطرح كرده موضوع رويكرد توسعه سيستمهاي عمودي در روشهاي سنتي و رويكرد افقي در روشهاي مبتني بر معماري سازماني. اين بحث هم ميتونه كمكتون كنه تا بتونيد تفاوت رويكرد معماري سازماني رو در توصيف سيستمهاي اطلاعاتي سازمان شفاف كنيد. خانم مليسا كوك ميگه در روشهاي سنتي (رويكرد عمودي)، طراحان سيستم سراغ كاربر (مستقر در واحدهاي سازماني اجرايي) مي رفتن و سيستم رو بر اساس نظرات اون مي ساختند به اين ترتيب هر واحدي بر اساس وظيفه مندي خودش و نيازهاي اطلاعاتي خودش سيستمهاش روش تعريف مي كرد ولي در رويكرد افقي، نيازهاي مديران مياني و ارشد سازمان كه منافع كلان سازماني رو مبتني بر زنجيره ارزش و همكاري واحدهاي مختلف در تحقق اين زنجيره، پي گيري مي كنند در نظر گرفته ميشه و سيستمها بر اون اساس ايجاد مي شن. در نتيجه اگه مثلا (اين مثال نقل از علي فتح اللهي دوست عزيزمه) اطلاعات مشتريان هم در واحد فروش و هم در واحد خدمات پس از فروش بكار ميره توليدش در يك سيستم پيش بيني ميشه و سيستم ديگه با تعامل به اين اطلاعات دسترسي پيدا ميكنه.
اگه در سازمان ديگه اي ريشه مشكلات در زيرساختهاي شبكه و ... هست خوب بايد رو اين تمركز كرد كه همه مؤلفه در معماري بصورت متناسب و هماهنگ با هم توصيف ميشن. مثلا معماري شبكه بر اساس نيازمندي كه سيستمهاي اطلاعاتي در آينده ايجاد مي كنن توصيف ميشه ولي در عين حال در معماري سيستمهاي اطلاعاتي هم راه حلهاي امكان پذير براي شبكه در نظر گرفته ميشه.
اگه سازماني مشكل بالا بودن هزينه داره و ميخواد با فناوري اطلاعات هزينه ها رو كم كنه، بايد تمركز پروژه رو بر حذف كارهاي زايد (اصلاح فرآيندها)، استفاده بهينه از نيروي انساني از طريق تعريف نظامهاي ارزيابي عملكرد كاركنان و ...، استفاده بهينه از منابع سازماني با استفاده از اطلاعات دقيق و بهنگام و ... قرار داد.
در آخر استفاده از رويكرد (LFA(Logical Framework Approach رو براي تعريف اهداف معماري سازماني توصيه مي كنم. خودم اين روش رو در چند پروژه استفاده كردم. خيلي مفيد بوده. اگه اطلاعات كاملتر خواستيد مطرح كنيد.

هدف از معماري سازماني

متاسفانه در حوزه معماري سازماني هم مثل اغلب حوزه هاي مشابه (ايزو، ...) در كشور تمركز بر راه حل يعني معماري سازماني وجود داره نه مشكلاتي كه معماري ميتونه حل كنه. معمولا در سطح جهاني اول يك مشكل و مسأله تعريف ميشه بعد ميرن دنبال راه حل. ولي در كشور ما خيلي ها نمي دونن اصلا مشكل سازمان چيه ولي شنيدن مثلا مهندسي مجدد فرآيندها خوبه، معماري سازماني مفيده و ... و به همين دلايل پروژه تعريف مي كنن. خوب پيمانكارهاي اين حوزه هم تو اين بازار خراب از پروژه بدشون نمياد لذا پروژه هاي معماري رو معمولا بدون هدف مشخص و صرفا بر اساس يك سري كليات اجرا مي كنند. نتيجه اين موضوع هم ميشه وضعي كه الان پروژه هاي معماري سازماني در كشور دارن. خيلي از سازمان ها بخاطر مد شدن اين مفاهيم ميرن سراغ تعريف پروژه، بعضي ميخوان چيز جديدي ياد بگيرن، بعضي ها هم مي خوان با تعريف اين پروژه ها مسؤوليت خودشون رو بندازن گردن پيمانكار پروژه و روزگارشون رو تا عوض شدن مدير فعلي و اومدن مدير جديد بگذرونند. از همه اينا كه بگذريم بهتره اول پروژه معماري سازماني يا اول هر پروژه اي، ابتدا يك تحليل مشكل انجام بشه و بعد بر اساس درخت مشكلات اهداف پروژه تعيين بشه و واقعا مشخص بشه پروژه چطور و با چه مكانيزمي مي خواد مشكلات رو حل كنه. اگه اين موضوع رو بتونين براي كارفرماها روشن و دقيق كنين اونا هم انتظاراتشون از پروژه منطقي و واقعي ميشه. مثلا برخي از مشكلات سازمان ممكنه ريشه در مديريت ضعيف نيروي انساني، اهميت ندادن به نيروي انساني و هزارتا چيز ديگه داشته باشن كه واقعا يك پروژه معماري با شرح خدمات معمول اين پروژه ها در ايران نمي تونه مستقيما اونا رو حل كنه. درسته معماري يك مخزن از كليه متغيرهاي سازمان ارائه مي كنه كه ميتونه براي بهبود در همه حوزه ها بدرد بخوره ولي اين آيا جواب انتظارات كارفرمايي رو كه مي خواد همه مشكلاتش بعد از گذشت 8 يا 10 ماه از شروع پروژه حل بشه، برطرف ميكنه؟ تعيين اهداف معماري اثر مستقيم و زيادي در چارچوب، متدولوژي، عرض و عمق معماري و حتي نوع تخصصهاي نيروي انساني پروژه داره. بنابراين به عنوان اولين گام در تعريف پروژه در مرحله تدوين سند چشم انداز، طرح مديريت پروژه، پيوست فني قرارداد يا هر اسمي كه روي خروجي فاز آماده سازي مي ذاريد، بايد انجام بشه. معمولا براي پروژه هاي معماري سازماني اهداف و گرايشهاي خاصي به صورت پيش فرض در بعضي چارچوبها و روشها وجود داره. مثلا چارچوب وزارت دفاع آمريكا چند تا هدف رو مثال زده : مهندسي مجدد فرآيندها ، حاكميت فناوري اطلاعات و ... كه ميتونه به عنوان گرايشهاي مطرح در پروژه مطرح باشه. ميشه از اين الگوها ايده گرفت ولي انجام يك تحليل مشكل دقيق قويا توصيه مي شه. اگه مطلب تكميلي مي خواهيد در اين زمينه بپرسيد جواب مي دم. سعي مي كنم دفعه بعد يه خورده بيشتر اين موضوع رو باز كنم.

چالش هاي معماري سازماني در عمل

در اين وبلاگ سعي دارم از مسائل و چالش هاي عملي معماري سازماني صحبت كنم. تا كنون مطالب تئوري و علمي بسياري چه در سطح جهاني و چه در كشور در اين حوزه ارائه شده و تقريبا راجع به مفاهيم معماري سازماني مطالب خوبي وجود داره ولي اينكه واقعا چطور ميشه اين مطالب رو در عمل پياده سازي كرد چالشي است كه هم در سطح جهاني و در كشور به صورت شديدتر وجود داره. با توجه به تجربه اندكي كه خودم در پروژه هاي اجرايي كسب كردم سعي مي كنم به چالش هاي اساسي اين حوزه بپردازم. اميدوارم اين وبلاك جايي باشه براي تعامل كساني كه بصورت عملي به دنبال تحقق اهداف معماري سازماني هستند.